Como já dito aqui na europa em cartografia a maioria dos países estão divididos em condados, Tolkien seguiu esta linha.
Nos Contos Inacabados no Capítulo IX existe um trecho onde o Mestre Sam pega um antigo pergaminho que diz assim:
Sam levantou-se e caminhou em direção a uma gaveta próxima, dela tirou um rolo de papel grande e largo. Era todo preto e escrito em letras que pareciam de prata.
- Quando isso chegou, papai? - perguntou Merry.
- Veio com o correio da Quarta Sul há três dias atrás - disse Elanor - eu tinha visto. Estava embrulhado em seda e lacrado com selos grandes.
- Bastante certo, meus olhos luminosos - disse Sam - agora olhe. Está escrito em Élfico e na língua comum, e diz: "Elessar Aragorn, Filho de Arathorn, o Rei Pedra Élfica de Gondor e Senhor das Terras do Oeste se aproximará da Ponte do Baranduin no primeiro dia da Primavera, ou no vigésimo quinto dia de março próximo da contagem do Condado, e deseja saudar a todos os seus amigos. Em especial ele deseja ver Mestre Samwise, Prefeito do Condado, e Rosa sua esposa, e Elanor, Rosa, Cachinhos Dourados e Margarida suas filhas, e Frodo, Merry, e Pippin e Hamfast seus filhos". Lá estão vocês, há todos os seus nomes.
A partir disso compreendo que a "Prefeitura" a responsabilidade da "colônia" nesta época era de Samwise, mas não acredito que havia eleições, urnas e tudo mais, mas sim uma questão de afinidade, a pessoa mais respeitada na comunidade, mais "sábia", que sabe se pôr e expor seus conhecimentos sua vivência, suas experiências, acredito que se passava o cargo assim, como em uma grande reunião ou assembléia com os membros da comunidade.